Stagiaire Guest Relation (H/F) / Internship Guest Relation
Rôle :
- Accueillir le client (tant au téléphone qu’à l’hôtel) et effectuer le check in
- Renseigner le client sur les conditions de séjour, les formalités et les services proposés par l’hôtel
- Garantir la qualité de la prestation proposée au client
- Encaisser les séjours des clients et préparer les factures débitrices
Gestion :
S’assurer de la satisfaction de la clientèle pendant et après la prestation du service et traiter les plaintes, s’il y a lieu
Travailler en coordination avec les autres services de l’établissement
Gérer toutes les demandes des clients (réservations de restaurants, taxi, spectacles)
Constituer et enrichir une base d’informations (spectacles, adresses, évènements...)
Organiser un réseau de sources d’information (presse, spectacle, culture, transports...)
Opération de la réception :
Constituer le dossier client à son arrivée (check in)
Attribuer la chambre et la clé appropriée au client
Renseigner le client sur les conditions du séjour, les formalités et les services
Enregistrer les arrivées et les départs des individuels et des groupes
Transmettre les informations nécessaires aux autres services
Assurer le service téléphone, email et fax ainsi que les coffres de sécurité
Tenir le planning des réservations à jour
Etablir la facturation selon les éléments fournis par tous les services de l’hôtel
Assurer l’encaissement
Veiller à la disponibilité et à l’actualité des documents mis à la disposition du client
Réceptionner le courrier, les fax et les messages ; en organiser la distribution
Organise l'information pratique du client (horaire, trajets…)
Conseille les clients sur les manifestations culturelles et les sites touristiques
Organise sur demande le séjour du client
Conseille aux clients les points de vente de l'hôtel
Assure les réservations des clients
Commercialisation :
Accueille le client
Connaît les prestations offertes par l’hôtel, en informe le client et l’encourage à les utiliser
Connaît et applique la politique tarifaire de l’hôtel
Cherche à optimiser le taux d’occupation, le prix moyen par chambre et le chiffre d’affaires de l’hôtel
Connaît l’environnement de l’hôtel : situation géographique, concurrence …
Reste constamment à l’écoute du client et cherche à répondre le plus rapidement possible à
ses demandes
Etablit d’excellentes relations avec la clientèle
Est garant de la qualité de son travail et de la prestation proposée au client
Cherche à fidéliser le client
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Role : Greet the customer (both on the phone and at the hotel) and check-in,
Inform the customer about the conditions of stay, the formalities, and the services offered by the hotel.
Guarantee the quality of the service offered to the customer Collect customer stays and prepare debit invoices.
Management : Ensure customer satisfaction during and after service delivery and handle complaints, if any
Work in coordination with the other departments of the establishment
Manage all customer requests (restaurant reservations, taxi, shows)
Build and enrich an information base (shows, addresses, events, etc.)
Organize a network of information sources (press, entertainment, culture, transport, etc.)
Front desk operation: Create the customer file upon arrival (check-in)
Assign the appropriate room and key to the guest Inform the client about the conditions of the stay, the formalities and the services
Record arrivals and departures of individuals and groups Transmit the necessary information to other services
Provide telephone, email and fax service as well as safety deposit boxes
Keep the booking schedule up to date
Establish invoicing according to the elements provided by all the services of the hotel
Ensure collection, availability, and timeliness of documents made available to the client
Receive mail, faxes, and messages; organize the distribution
Organizes the customer's practical information (schedule, routes, etc.)
Advise clients on cultural events and tourist sites
Organizes the client's stay on request
Advise customers of hotel outlets
Ensure customer reservations
Marketing: Welcome the customer Knows the services offered by the hotel, informs the customer and encourages him to use them
Knows and applies the hotel's pricing policy
Seeks to optimize the occupancy rate, the average price per room and the turnover of the hotel
Knows the hotel's environment: geographical location, competition, etc.
Remains constantly attentive to the customer and seeks to respond as quickly as possible to his demands
Establishes excellent relationships with customers
Guarantees the quality of his work and the service offered to the client Seeks to build customer loyalty
Attitudes et comportement professionnels (aptitudes pour le travail d’équipe, autonomie, dynamisme, entregent, honnêteté, polyvalence, sens de l’initiative, sens de l’organisation, etc.)
Connaissance du français et de l’anglais. La maîtrise d’autres langues constitue un atout
Maîtriser l'environnement Windows, le logiciel de la réception et les nouvelles technologies
Grande autonomie
Connaissance du secteur d’activité touristique et des besoins de la clientèle
Habiletés pour la communication écrite et verbale
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Professional attitudes and behavior (skills for teamwork, autonomy, dynamism, interpersonal skills, honesty, versatility, sense of initiative, sense of organization, etc.) Knowledge of French and English.
Fluency in other languages is an advantage Master the Windows environment, reception software and new technologies
Great autonomy
Knowledge of the tourism industry and customer needs
Skills for written and verbal communication
Connaissance du français et de l’anglais. La maîtrise d’autres langues constitue un atout
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Knowledge of French and English. Fluency in other languages is an advantage
Convention de stage nécessaire
Internship agreement required