Stagiaire Guest Relation (H/F) / Internship Guest Relation

Rôle :

• Accueillir le client (tant au téléphone qu’à l’hôtel) et effectuer le check in
• Renseigner le client sur les conditions de séjour, les formalités et les services proposés par l’hôtel
• Garantir la qualité de la prestation proposée au client
• Encaisser les séjours des clients et préparer les factures débitrices

Gestion :

S’assurer de la satisfaction de la clientèle pendant et après la prestation du service et traiter les plaintes, s’il y a lieu

Travailler en coordination avec les autres services de l’établissement

Gérer toutes les demandes des clients (réservations de restaurants, taxi, spectacles)

Constituer et enrichir une base d’informations (spectacles, adresses, évènements...)

Organiser un réseau de sources d’information (presse, spectacle, culture, transports...)

Opération de la réception :

Constituer le dossier client à son arrivée (check in)

Attribuer la chambre et la clé appropriée au client

Renseigner le client sur les conditions du séjour, les formalités et les services

Enregistrer les arrivées et les départs des individuels et des groupes

Transmettre les informations nécessaires aux autres services

Assurer le service téléphone, email et fax ainsi que les coffres de sécurité

Tenir le planning des réservations à jour

Etablir la facturation selon les éléments fournis par tous les services de l’hôtel

Assurer l’encaissement

Veiller à la disponibilité et à l’actualité des documents mis à la disposition du client

Réceptionner le courrier, les fax et les messages ; en organiser la distribution

Organise l'information pratique du client (horaire, trajets…)

Conseille les clients sur les manifestations culturelles et les sites touristiques

Organise sur demande le séjour du client

Conseille aux clients les points de vente de l'hôtel

Assure les réservations des clients

Commercialisation :

Accueille le client

Connaît les prestations offertes par l’hôtel, en informe le client et l’encourage à les utiliser

Connaît et applique la politique tarifaire de l’hôtel

Cherche à optimiser le taux d’occupation, le prix moyen par chambre et le chiffre d’affaires de l’hôtel

Connaît l’environnement de l’hôtel : situation géographique, concurrence …

Reste constamment à l’écoute du client et cherche à répondre le plus rapidement possible à

ses demandes

Etablit d’excellentes relations avec la clientèle

Est garant de la qualité de son travail et de la prestation proposée au client

Cherche à fidéliser le client

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Role : Greet the customer (both on the phone and at the hotel) and check-in, 

Inform the customer about the conditions of stay, the formalities, and the services offered by the hotel.

Guarantee the quality of the service offered to the customer Collect customer stays and prepare debit invoices.

Management : Ensure customer satisfaction during and after service delivery and handle complaints, if any

Work in coordination with the other departments of the establishment

Manage all customer requests (restaurant reservations, taxi, shows)

Build and enrich an information base (shows, addresses, events, etc.)

Organize a network of information sources (press, entertainment, culture, transport, etc.)

Front desk operation: Create the customer file upon arrival (check-in)

Assign the appropriate room and key to the guest Inform the client about the conditions of the stay, the formalities and the services

Record arrivals and departures of individuals and groups Transmit the necessary information to other services

Provide telephone, email and fax service as well as safety deposit boxes

Keep the booking schedule up to date

Establish invoicing according to the elements provided by all the services of the hotel

Ensure collection, availability, and timeliness of documents made available to the client

Receive mail, faxes, and messages; organize the distribution

Organizes the customer's practical information (schedule, routes, etc.)

Advise clients on cultural events and tourist sites

Organizes the client's stay on request

Advise customers of hotel outlets

Ensure customer reservations

Marketing: Welcome the customer Knows the services offered by the hotel, informs the customer and encourages him to use them

Knows and applies the hotel's pricing policy

Seeks to optimize the occupancy rate, the average price per room and the turnover of the hotel

Knows the hotel's environment: geographical location, competition, etc.

Remains constantly attentive to the customer and seeks to respond as quickly as possible to his demands

Establishes excellent relationships with customers

Guarantees the quality of his work and the service offered to the client Seeks to build customer loyalty

Attitudes et comportement professionnels (aptitudes pour le travail d’équipe, autonomie, dynamisme, entregent, honnêteté, polyvalence, sens de l’initiative, sens de l’organisation, etc.)

Connaissance du français et de l’anglais. La maîtrise d’autres langues constitue un atout

Maîtriser l'environnement Windows, le logiciel de la réception et les nouvelles technologies

Grande autonomie

Connaissance du secteur d’activité touristique et des besoins de la clientèle

Habiletés pour la communication écrite et verbale

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Professional attitudes and behavior (skills for teamwork, autonomy, dynamism, interpersonal skills, honesty, versatility, sense of initiative, sense of organization, etc.) Knowledge of French and English.

Fluency in other languages ​​is an advantage Master the Windows environment, reception software and new technologies

Great autonomy

Knowledge of the tourism industry and customer needs

Skills for written and verbal communication

Connaissance du français et de l’anglais. La maîtrise d’autres langues constitue un atout

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Knowledge of French and English. Fluency in other languages ​​is an advantage

Convention de stage nécessaire 

Internship agreement required