Groups and Events Supervisor

Obiettivi del ruolo:

1. Pianificare, finalizzare e gestire in maniera efficiente le attività legate agli Eventi, analizzandone le fasi (operative, commerciali e amministrative) e coordinando i team operativi degli alberghi durante la fase esecutiva, sotto la supervisione del G&E Manager.

2. Contribuire in modo proattivo al raggiungimento degli obiettivi aziendali, e alla massimizzazione dei risultati quantitativi e qualitativi, garantendo la soddisfazione del Cliente.

3. Identificare i bisogni dei differenti target di clientela e sviluppare la previsione del business e le principali leve per incrementare le vendite del segmento G&E.

Responsabilità e deleghe:

1. Essere l’interlocutore e il punto di riferimento dei Clienti dal primo contatto con l’azienda fino alla finalizzazione dell’evento.

2. Assistere i Clienti nella rilevazione e nella definizione dei loro bisogni in termini di risultati attesi, risorse a disposizione, contenuti proposti e tempistiche.

3. Elaborare le proposte commerciali in linea con gli strumenti e le procedure aziendali, sotto la supervisione del G&E Manager.

4. Supportare il Group & Events Manager nell’attività di monitoraggio vendite elaborando report di produzione (consuntivo e forecast) settimanali o mensili.

5. Assicurare il costante aggiornamento dei sistemi di prenotazione e degli strumenti di vendita (form ufficiali, brochure, plan etc.), se richiesto dal Group & Events Manager.

6. Partecipare alla redazione del budget G&E, se richiesto dal G&E Manager.

7. Collaborare con gli altri reparti per lo svolgimento delle attività G&E legate ai progetti di marketing strategico dell’azienda (eventi interni).

8. Pianificare le attività necessarie allo svolgimento dell’evento, in collaborazione con i capi reparto delle strutture, e gestirne la comunicazione attraverso ordini di servizio inviati nei tempi previsti dalla procedura.

9. Assicurare la condivisione con il team S&M, i GM, Finance, Human Resources e gli altri reparti delle informazioni inerenti alle loro rispettive competenze.

10. Assicurare il corretto utilizzo, l’aggiornamento e la condivisione della reportistica aziendale concordata, anche in relazione alle piattaforme e ai software gestionali adottati dall’azienda.

11. Raccogliere i feedback dei clienti, massimizzandone la soddisfazione, e condividerli con i dipartimenti operativi, previo consulto con il G&E Manager.

12. Essere disponibile a trasferte interne nelle strutture Pellicano Hotels (Il Pellicano, La Posta Vecchia, Mezzatorre Hotel) in base alle necessità aziendali.

Requisiti chiave (capacità e competenze):

1. Esperienza di almeno 3 anni in posizione analoga preferibilmente in aziende del settore Hospitality di lusso
2. Conoscenza del mercato Trade, del business alberghiero e del mercato del lusso a livello mondiale
3. Ottima conoscenza della lingua inglese, scritta e parlata
4. Capacità di negoziazione, vendita e pianificazione
5. Capacità di gestione del tempo e dello stress
6. Flessibilità, riservatezza, spirito di collaborazione e dinamismo
7. Orientamento al risultato, capacità di risoluzione dei problemi complessi e proattività